Documentación de PolpoChat

PolpoChat convierte su número de WhatsApp en un centro de atención profesional. La administración se hace desde el navegador y los agentes pueden atender también desde la app móvil para iOS y Android. Disponible en español, inglés y portugués.

Cómo empezar

1. Regístrese en app.polpochat.com con su correo electrónico
2. Su empresa se crea automáticamente al registrarse
3. Vaya a Configuración → Conexiones y conecte su WhatsApp escaneando el código QR
4. Invite a su equipo desde Configuración → Usuarios
5. Configure sus colas de atención (Ventas, Soporte, etc.)
6. Pida a sus agentes que instalen la app móvil e inicien sesión con su mismo usuario
7. ¡Listo! Los mensajes de WhatsApp llegarán como tickets a su bandeja

Tiene 14 días de prueba gratis sin tarjeta de crédito. Al terminar la prueba, elija un plan en Configuración → Facturación; mientras no lo haga, la cuenta queda en modo de solo lectura y sus datos se conservan.

PolpoChat se conecta a WhatsApp mediante código QR (igual que WhatsApp Web). Puede conectar múltiples números según su plan.

Conectar un número

1. Vaya a Configuración → Conexiones y haga clic en "Agregar conexión"
2. Asigne un nombre a la conexión (ej: "WhatsApp Ventas")
3. Se mostrará un código QR — escanéelo con WhatsApp en su teléfono
4. La conexión pasará a estado Conectado automáticamente

Configuración de cada conexión

Un mismo agente puede trabajar con varias conexiones: el administrador elige a cuáles tiene acceso cada usuario.

Multimedia soportada

Cada conversación de WhatsApp se convierte en un ticket con número secuencial, estado, agente asignado y cola. Los tickets se organizan en pestañas: Pendientes, Abiertos y Cerrados. Los tickets con mensajes sin leer aparecen primero, y cada usuario puede dejar activado "Ver todos" para ver también los tickets del resto del equipo.

Estados del ticket

Estado	Descripción	Cuándo ocurre
Pendiente	Sin agente asignado	Cuando llega un mensaje nuevo
Abierto	En atención por un agente	Cuando un agente acepta el ticket
Cerrado	Conversación resuelta	Cuando el agente cierra el ticket

Herramientas dentro del ticket

La app de PolpoChat para iOS (17 o superior) y Android (9 o superior) permite atender desde el celular con el mismo usuario de la web. Está incluida en todos los planes.

Qué puede hacer desde la app

La configuración de la cuenta —conexiones, colas, usuarios, integraciones y facturación— se hace desde la web. Si la cuenta está en solo lectura o suspendida, la app lo indica y no permite enviar.

Convierte automáticamente en texto las notas de voz que llegan por WhatsApp y muestra la transcripción debajo del audio, en la web y en la app. Los audios que envía su equipo no se transcriben. Las transcripciones largas se muestran colapsadas con "Ver más".

Activarlo

1. Un administrador va a Configuración → Plugins
2. Elige Transcripción de audios y el modo de uso
3. Confirma el cobro: si la cuenta paga con tarjeta, se suma al próximo corte con prorrateo de los días restantes; si no, se paga en ese momento con tarjeta

Modo	Cómo funciona
Gestionado por Polpo	$20 USD al mes por cuenta. Incluye 300 minutos al mes compartidos por todos los usuarios. Al agotarlos, la transcripción se pausa hasta el siguiente ciclo, sin cargos extra.
Su propia API key	$20 USD al mes por cuenta. Usa su API key de un proveedor compatible con OpenAI; sin cupo de minutos de Polpo.

Al desactivarlo, el cobro se detiene en el siguiente ciclo y la cuenta conserva el acceso hasta el final del período pagado. No hay reembolso del mes en curso.

Cada persona que le escribe se registra automáticamente como contacto con su nombre, número, foto de perfil e historial completo de conversaciones.

Campos del contacto

Campo	Descripción
Nombre	Nombre del contacto (se obtiene de WhatsApp automáticamente)
Número	Número de teléfono con código de país
Email	Correo electrónico (opcional)
Foto de perfil	Se sincroniza desde WhatsApp
Campos personalizados	Agregue cualquier campo adicional: empresa, cargo, dirección, etc.

Desde la sidebar del contacto puede ver todos sus tickets, notas y datos en un solo lugar.

Las colas son departamentos o áreas de atención (ej: Ventas, Soporte, Facturación). Cada cola tiene su propio color, orden y configuración.

Configuración de cada cola

Los agentes se asignan a colas específicas — cada agente puede pertenecer a múltiples colas.

Organice sus tickets visualmente en un tablero de columnas. Cada columna corresponde a una etiqueta y puede arrastrar tickets entre ellas con drag & drop.

Cómo configurar

1. Cree etiquetas con nombre y color desde Etiquetas
2. Marque las etiquetas que desea como columnas del Kanban
3. Un administrador configura el orden de las columnas
4. Arrastre tickets entre columnas para cambiar su estado

Puede filtrar el Kanban por cola y usar el toggle "Ver todos" para ver tickets de todo el equipo.

Envíe mensajes a una lista de contactos de forma masiva. Disponible desde el plan Professional.

Cómo crear una campaña

1. Cree una lista de contactos (manual o importando un archivo Excel .xls/.xlsx)
2. Vaya a Campañas → Nueva campaña
3. Seleccione la lista de contactos y la conexión de WhatsApp
4. Redacte hasta 5 variaciones del mensaje (se selecciona una al azar por contacto para evitar spam)
5. Use variables como {nome} (nombre del contacto), {numero} y {email}, o variables personalizadas, para personalizar
6. Opcionalmente adjunte un archivo multimedia
7. Programe la fecha y hora de envío

Estados de la campaña

Estado	Descripción
Inactiva	Creada pero no programada
Programada	Lista para enviarse en la fecha configurada
En progreso	Enviando mensajes
Finalizada	Todos los mensajes enviados
Cancelada	Detenida manualmente

Los intervalos entre mensajes son configurables para controlar la velocidad de envío. Cada campaña genera un reporte detallado con el estado de cada envío.

Conecte PolpoChat con sus herramientas existentes. Disponible desde el plan Business. Las integraciones de Typebot, N8N y Webhook se crean en Configuración → Integraciones y se asignan a una cola o a una conexión.

Integraciones disponibles

Integración	Descripción	Configuración
Typebot	Chatbots visuales avanzados	Slug, keywords de finalización/reinicio, delay entre mensajes
N8N	Automatización de workflows	URL del webhook de N8N
Webhook	Reenvíe los mensajes entrantes a su propio servidor	URL de destino; se asigna a una cola o conexión
API REST	Envíe mensajes y gestione tickets desde su CRM, ERP o e-commerce	Bearer token por conexión WhatsApp
BYOEcom	Conecte su ecommerce para vender por WhatsApp	URL base + API key del conector

API REST — Endpoints principales

Método	Endpoint	Descripción
POST	/api/messages/send	Enviar mensajes
GET	/api/tickets/:id	Obtener detalles de un ticket
PATCH	/api/tickets/:id	Cambiar estado o cola de un ticket
GET	/api/tickets/:id/recent-messages	Mensajes recientes de un ticket
PATCH	/api/tickets/:id/data-webhook	Guardar metadata propia en el ticket
GET	/api/tickets/inactive-pending	Tickets pendientes sin actividad (follow-up)
POST	/api/tags/sync-external	Agregar etiquetas a un ticket

Vea la referencia completa de la API con ejemplos curl. El token y la URL de su cuenta están en Configuración → API Externa.

BYOEcom (Bring Your Own Ecommerce) permite a las empresas conectar su tienda online con PolpoChat para vender directamente por WhatsApp. Disponible en planes Business y Enterprise.

Modos de operación

Configurar un conector

1. Vaya a Configuración → Ecommerce
2. Seleccione el tipo de conector (Shopify, WooCommerce, Custom, etc.)
3. Ingrese la URL base (HTTPS) y su API key
4. PolpoChat validará la conexión con un health check automático
5. Una vez conectado, los productos se sincronizan automáticamente

Funcionalidades principales

Modos de carrito

Modo	Quién agrega al carrito	Quién confirma
Self-service	El cliente (vía WhatsApp)	El cliente
Agent-assisted	El agente (desde dashboard)	El cliente (aprueba resumen)
Híbrido (default)	Ambos	El cliente

Sincronización de productos

Los productos se sincronizan automáticamente desde el ecommerce conectado:

Parámetro	Valor
Intervalo mínimo	15 minutos
Intervalo por defecto	60 minutos
Intervalo máximo	24 horas
Reintentos en fallo	5 intentos cada 5 minutos

Webhooks bidireccionales

PolpoChat recibe notificaciones de su ecommerce cuando cambia el estado de una orden. Automáticamente se envía un mensaje al cliente por WhatsApp con la actualización. Los conectores nativos (Shopify, WooCommerce, etc.) registran el webhook automáticamente durante la configuración.

API estándar para conectores custom

Si su ecommerce no está soportado nativamente, implemente estos endpoints siguiendo la especificación de API BYOEcom:

Método	Endpoint	Descripción
GET	/products	Listar productos con paginación
GET	/products/:id	Obtener un producto por ID
GET	/orders/:id	Obtener detalles de una orden
POST	/orders	Crear una nueva orden
GET	/health	Health check del conector

Varios agentes atienden desde el mismo número de WhatsApp simultáneamente, desde la web o desde la app móvil. Cada uno ve su bandeja de tickets y puede colaborar con notas internas, chat entre agentes y tareas compartidas.

Roles del sistema

Rol	Acceso
Admin	Acceso completo: dashboard, campañas, conexiones, colas, usuarios, API, configuración
User (agente)	Mensajes, kanban, contactos, mensajes rápidos, programaciones, etiquetas, tareas
Solo lectura	Puede consultar conversaciones y datos, pero no enviar, crear ni modificar. No se cobra como usuario.

Funciones de equipo

Precios en USD por usuario al mes, con facturación mensual. Solo se cobran los usuarios activos: los de solo lectura no cuentan.

Función	Starter $15	Professional $25	Business $40	Enterprise $60+
Usuarios	3	10	20	Ilimitados
Conexiones WhatsApp	1	3	5	Ilimitadas
Colas de atención	2	5	10	Ilimitadas
Tickets + CRM + Kanban	✓	✓	✓	✓
Mensajes rápidos	✓	✓	✓	✓
Multimedia completo	✓	✓	✓	✓
Campañas masivas	—	✓	✓	✓
Chat interno	—	✓	✓	✓
Mensajes programados	—	✓	✓	✓
Dashboard de métricas	✓	✓	✓	✓
App móvil para agentes	✓	✓	✓	✓
Tareas, etiquetas y anuncios	✓	✓	✓	✓
Integraciones	—	—	✓	✓
API REST + Webhooks	—	—	✓	✓
Ecommerce por WhatsApp (BYOEcom)	—	—	✓	✓
Soporte prioritario, SLA y onboarding dedicado	—	—	—	✓
Add-on: Transcripción de audios ($20/mes)	Opcional	Opcional	Opcional	Opcional

14 días de prueba gratis, sin tarjeta. Sin contrato mínimo. Vea cómo funciona el cobro en Facturación.

La facturación se administra en Configuración → Facturación (solo administradores).

Tema	Cómo funciona
Prueba	14 días gratis desde el registro, sin tarjeta.
Pago	Con tarjeta, procesado por nuestra pasarela de pagos. El cobro se repite cada mes en la fecha de corte. También existen acuerdos por transferencia bancaria para cuentas que lo pacten con Polpo.
Monto	Precio del plan × usuarios cobrables + add-ons activos. No cuentan los usuarios de solo lectura ni los eliminados.
Usuarios adicionales	El límite de usuarios es lo que pagó. Para agregar uno más, use Adquirir usuario en la página de Usuarios.
Cambiar de plan	Subir de plan se aplica al pagar la diferencia del ciclo en curso. Una reducción se programa y se aplica en el siguiente corte.
Cancelar	Conserva el acceso hasta el final del período pagado. No hay reembolsos por períodos parciales.
Solo lectura	Si la prueba termina sin plan o la suscripción vence, la cuenta pasa a solo lectura: puede consultar todo, pero no enviar ni modificar. Sus datos se conservan y el acceso completo vuelve al suscribirse.