Primeros pasos
PolpoChat convierte su número de WhatsApp en un centro de atención profesional. Es 100% web — solo necesita un navegador. Disponible en español, inglés y portugués.
Cómo empezar
- Regístrese en app.polpochat.com con su correo electrónico
- Su empresa se crea automáticamente al registrarse
- Vaya a Configuración → Conexiones y conecte su WhatsApp escaneando el código QR
- Invite a su equipo desde Configuración → Usuarios
- Configure sus colas de atención (Ventas, Soporte, etc.)
- ¡Listo! Los mensajes de WhatsApp llegarán como tickets a su bandeja
Tiene 14 días de prueba gratis sin tarjeta de crédito.
Conexión de WhatsApp
PolpoChat se conecta a WhatsApp mediante código QR (igual que WhatsApp Web). Puede conectar múltiples números según su plan.
Conectar un número
- Vaya a Configuración → Conexiones y haga clic en "Agregar conexión"
- Asigne un nombre a la conexión (ej: "WhatsApp Ventas")
- Se mostrará un código QR — escanéelo con WhatsApp en su teléfono
- La conexión pasará a estado Conectado automáticamente
Mensajes automáticos por conexión
Cada conexión puede tener mensajes configurables:
Bienvenida
Se envía al primer contacto del cliente.
Fuera de horario
Se envía cuando no hay agentes disponibles.
Despedida
Se envía al cerrar un ticket.
Expiración
Se envía cuando un ticket expira por inactividad.
Multimedia soportada
Imágenes
JPEG, PNG, WebP, GIF
Audio
MP3, M4A, OGG, WAV (conversión automática)
Video
MP4, MOV, WebM, 3GP
Documentos
PDF, Word, Excel y cualquier archivo
Ubicación
Coordenadas GPS compartidas
Contactos
Tarjetas vCard
Sistema de tickets
Cada conversación de WhatsApp se convierte en un ticket con número secuencial, estado, agente asignado y cola. Los tickets se organizan en pestañas: Pendientes, Abiertos y Cerrados.
Estados del ticket
| Estado | Descripción | Cuándo ocurre |
|---|---|---|
| Pendiente | Sin agente asignado | Cuando llega un mensaje nuevo |
| Abierto | En atención por un agente | Cuando un agente acepta el ticket |
| Cerrado | Conversación resuelta | Cuando el agente cierra el ticket |
Herramientas dentro del ticket
Mensajes rápidos
Escriba / + shortcode para insertar respuestas predefinidas. Pueden incluir archivos.
Notas internas
Comentarios privados visibles solo para su equipo, no para el cliente.
Mensajes programados
Programe envíos para una fecha y hora futura.
Reenvío
Reenvíe mensajes entre tickets con un clic.
Etiquetas
Clasifique tickets con etiquetas de color para organizar y filtrar.
Transferir
Transfiera el ticket a otra cola o agente.
Contactos (CRM)
Cada persona que le escribe se registra automáticamente como contacto con su nombre, número, foto de perfil e historial completo de conversaciones.
Campos del contacto
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre del contacto (se obtiene de WhatsApp automáticamente) |
| Número | Número de teléfono con código de país |
| Correo electrónico (opcional) | |
| Foto de perfil | Se sincroniza desde WhatsApp |
| Campos personalizados | Agregue cualquier campo adicional: empresa, cargo, dirección, etc. |
Desde la sidebar del contacto puede ver todos sus tickets, notas y datos en un solo lugar. También puede desactivar el chatbot de IA para contactos específicos.
Colas de atención
Las colas son departamentos o áreas de atención (ej: Ventas, Soporte, Facturación). Cada cola tiene su propio color, horarios y configuración.
Configuración de cada cola
Nombre y color
Identifique visualmente cada departamento.
Mensaje de bienvenida
Se envía automáticamente al cliente cuando entra a la cola.
Horarios
Configure días y horas de atención. Fuera de horario se envía un mensaje automático.
Chatbot IA
Asigne un prompt de OpenAI para respuestas automáticas.
Integración
Conecte Typebot o N8N a la cola.
Menú interactivo
Opciones de autoservicio con sub-opciones anidadas.
Los agentes se asignan a colas específicas — cada agente puede pertenecer a múltiples colas.
Vista Kanban
Organice sus tickets visualmente en un tablero de columnas. Cada columna corresponde a una etiqueta y puede arrastrar tickets entre ellas con drag & drop.
Cómo configurar
- Cree etiquetas con nombre y color desde Etiquetas
- Marque las etiquetas que desea como columnas del Kanban
- Un administrador configura el orden de las columnas
- Arrastre tickets entre columnas para cambiar su estado
Puede filtrar el Kanban por cola y usar el toggle "Ver todos" para ver tickets de todo el equipo.
Campañas masivas
Envíe mensajes a una lista de contactos de forma masiva. Disponible desde el plan Professional.
Cómo crear una campaña
- Cree una lista de contactos (manual o importación)
- Vaya a Campañas → Nueva campaña
- Seleccione la lista de contactos y la conexión de WhatsApp
- Redacte hasta 5 variaciones del mensaje (se selecciona una al azar por contacto para evitar spam)
- Use variables como
{nombre}y{email}para personalizar - Opcionalmente adjunte un archivo multimedia
- Programe la fecha y hora de envío
Estados de la campaña
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Inactiva | Creada pero no programada |
| Programada | Lista para enviarse en la fecha configurada |
| En progreso | Enviando mensajes |
| Finalizada | Todos los mensajes enviados |
| Cancelada | Detenida manualmente |
Los intervalos entre mensajes son configurables para controlar la velocidad de envío. Cada campaña genera un reporte detallado con el estado de cada envío.
Chatbot con IA
Configure un chatbot con OpenAI (GPT) que atiende automáticamente, califica al cliente y escala al agente humano solo cuando se necesita. Disponible desde el plan Business.
Cómo configurar
- Vaya a Configuración → Prompts y cree un nuevo prompt
- Escriba las instrucciones del chatbot (qué debe responder, tono, límites)
- Ingrese su API Key de OpenAI
- Seleccione el modelo (GPT-3.5 Turbo o GPT-4o Mini)
- Configure límites: máximo de mensajes de contexto, tokens y temperatura
- Asigne el prompt a una cola de atención
Parámetros configurables
| Parámetro | Descripción |
|---|---|
| Prompt | Instrucciones del sistema — define el comportamiento del bot |
| Modelo | gpt-3.5-turbo-1106 o gpt-4o-mini |
| Max mensajes | Cantidad de mensajes de contexto que recibe el bot |
| Max tokens | Límite de tokens por respuesta |
| Temperatura | Creatividad de las respuestas (0 = preciso, 1 = creativo) |
Nota: Usted provee su propia API key de OpenAI. El costo típico es de $5–20/mes dependiendo del volumen.
Flow Builder
Diseñe flujos de conversación automatizados con un editor visual de drag & drop — sin escribir código. Disponible desde el plan Business.
Tipos de nodos
Inicio
Punto de entrada del flujo.
Mensaje
Envía un mensaje de texto al contacto.
Intervalo
Espera un tiempo antes de continuar.
Menú
Presenta opciones interactivas al cliente.
Pregunta
Hace una pregunta y captura la respuesta.
Aleatorio
Selecciona un camino al azar (A/B testing).
Imagen
Envía una imagen al contacto.
Audio
Envía un audio al contacto.
Video
Envía un video al contacto.
Ticket
Crea o transfiere un ticket.
OpenAI
Integra respuesta de IA en el flujo.
Typebot
Conecta con un flujo de Typebot.
Puede asignar flujos como bienvenida (primer mensaje) o como respuesta cuando no se reconoce la frase del cliente. También puede crear campañas de flujo activadas por palabras clave.
Integraciones
Conecte PolpoChat con sus herramientas existentes. Disponible desde el plan Business.
Integraciones disponibles
| Integración | Descripción | Configuración |
|---|---|---|
| Typebot | Chatbots visuales avanzados | Slug, keywords de finalización/reinicio, delay entre mensajes |
| N8N | Automatización de workflows | URL del webhook de N8N |
| API REST | Envíe/reciba mensajes desde su CRM, ERP o e-commerce | Bearer token por conexión WhatsApp |
| Webhooks | Reciba eventos en tiempo real en su servidor | URL de destino por conexión |
API REST — Endpoints principales
| Método | Endpoint | Descripción |
|---|---|---|
| POST | /api/messages/send | Enviar mensajes |
| GET | /api/tickets/:id | Obtener detalles de un ticket |
| PATCH | /api/tickets/:id | Actualizar un ticket |
| POST | /api/tags/sync-external | Sincronizar etiquetas |
La documentación completa de la API con ejemplos curl está disponible dentro de la plataforma en API Externa.
Equipo y roles
Varios agentes atienden desde el mismo número de WhatsApp simultáneamente. Cada uno ve su bandeja de tickets y puede colaborar con notas internas y chat entre agentes.
Roles del sistema
| Rol | Acceso |
|---|---|
| Admin | Acceso completo: dashboard, campañas, flow builder, conexiones, colas, usuarios, API, configuración |
| User (agente) | Mensajes, kanban, contactos, mensajes rápidos, programaciones, etiquetas |
| Super Admin | Todos los permisos de admin + gestión de empresas |
Funciones de equipo
Chat interno
Comunicación entre agentes sin salir de la plataforma. Salas con múltiples participantes.
Notificaciones
Alertas en tiempo real con sonido para nuevos mensajes. Sin recargar la página.
Dashboard
Métricas de tickets por día, por agente, pendientes y resueltos.
Anuncios
Comunicaciones internas del admin al equipo con prioridad y tracking de lectura.
Planes y límites
Precios por usuario al mes. 15% de descuento en pago anual.
| Función | Starter $15 | Professional $25 | Business $40 | Enterprise $60+ |
|---|---|---|---|---|
| Usuarios | 3 | 10 | 25 | Ilimitados |
| Conexiones WhatsApp | 1 | 3 | 5 | Ilimitadas |
| Colas de atención | 2 | 5 | 10 | Ilimitadas |
| Tickets + CRM + Kanban | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Mensajes rápidos | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Multimedia completo | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Campañas masivas | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Chat interno | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Dashboard métricas | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| IA con OpenAI | — | — | ✓ | ✓ |
| Flow Builder | — | — | ✓ | ✓ |
| Integraciones | — | — | ✓ | ✓ |
| API REST + Webhooks | — | — | ✓ | ✓ |
| Soporte prioritario | — | — | — | ✓ |
Todos los planes incluyen 14 días de prueba gratis. Sin contrato mínimo. Cancele cuando quiera.