Términos de servicio

1. Aceptación

Estos Términos de servicio regulan el uso de PolpoChat: el sitio polpochat.com, la aplicación web app.polpochat.com, la app móvil para agentes y la API (en conjunto, el "Servicio").

Al crear una cuenta, iniciar sesión o usar el Servicio, usted acepta estos Términos en nombre propio y de la organización que representa. Si no está de acuerdo, no use el Servicio.

2. Quién presta el Servicio

El Servicio es prestado por Polpo Data Analytics & Software Development ("Polpo", "nosotros"), con domicilio en San José, Costa Rica. Puede contactarnos en hola@polpochat.com o por WhatsApp al +506 8895-7902.

3. Descripción del Servicio

PolpoChat permite a una organización atender a sus clientes por WhatsApp con varios agentes: tickets, contactos, colas, Kanban, mensajes rápidos y programados, campañas, chat interno, tareas, métricas, integraciones, ecommerce por WhatsApp y add-ons como la transcripción de audios. Las funciones disponibles dependen del plan contratado.

Conexión con WhatsApp. PolpoChat se conecta a WhatsApp vinculando su número como un dispositivo, de forma similar a WhatsApp Web, escaneando un código QR. PolpoChat no está afiliado, patrocinado ni respaldado por WhatsApp ni por Meta. WhatsApp puede cambiar su funcionamiento, limitar o bloquear números según sus propias políticas; Polpo no controla esas decisiones ni responde por ellas. Usted es responsable de cumplir los términos y políticas de WhatsApp.

4. Cuentas, usuarios y roles

• La organización se crea al registrarse. Sus administradores gestionan usuarios, conexiones, colas, integraciones y facturación.
• Cada usuario debe usar sus propias credenciales y mantenerlas confidenciales. Usted responde por la actividad realizada con las cuentas de su organización.
• Existen los roles de administrador, agente y solo lectura. Los usuarios de solo lectura pueden consultar, pero no enviar, crear ni modificar.
• Debe proporcionar información veraz y mantenerla actualizada, incluida la de facturación.

5. Prueba gratuita

Las organizaciones nuevas tienen una prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta de crédito. Al terminar la prueba sin un plan activo, la cuenta pasa a modo de solo lectura: se puede consultar la información, pero no enviar mensajes, crear ni modificar registros. Los datos se conservan y el acceso completo se restablece al suscribirse.

6. Planes, precios y pagos

• Los precios están expresados en dólares de los Estados Unidos (USD), por usuario y por mes, según el plan publicado en Precios o el precio pactado por escrito con Polpo.
• La facturación es mensual. El cobro se hace con tarjeta a través de nuestra pasarela de pagos en cada fecha de corte, y se renueva automáticamente hasta que usted cancele. Polpo no almacena el número completo de su tarjeta; la pasarela la guarda de forma tokenizada.
• El monto de cada corte es el precio del plan por cada usuario cobrable, más los add-ons activos y los prorrateos que correspondan. No se cobran los usuarios de solo lectura ni los eliminados.
• El límite de usuarios es la cantidad pagada. Para agregar usuarios por encima de ese límite debe adquirirlos desde la plataforma.
• Subir de plan se aplica al pagar la diferencia del ciclo en curso. Una reducción de plan se programa y se aplica en el siguiente corte; en ese momento los usuarios, colas y conexiones se ajustan a los límites del plan nuevo.
• Polpo puede acordar por escrito condiciones especiales (por ejemplo, transferencia bancaria o precio pactado). En ese caso prevalece lo acordado.
• Los precios no incluyen impuestos, que se agregarán cuando la ley lo exija.
• Polpo puede cambiar los precios avisando con al menos 30 días de anticipación. El cambio aplica desde el siguiente corte posterior al aviso.

7. Add-ons

Los add-ons son complementos mensuales que un administrador activa para toda la organización. El primero disponible es la Transcripción de audios: USD 20 al mes por organización.

En el modo gestionado por Polpo incluye 300 minutos de audio por mes, compartidos por todos los usuarios. Al agotarse, la transcripción se pausa hasta el siguiente ciclo y no se cobran minutos adicionales. En el modo "use su propia API key", la transcripción se hace con la cuenta del proveedor que usted configure, bajo los términos y costos de ese proveedor.

Si la organización paga con tarjeta recurrente, el add-on se suma al siguiente corte junto con el prorrateo de los días restantes del ciclo en que se activó. Si no, se paga al activarlo con tarjeta y se renueva mensualmente.

Las transcripciones son generadas automáticamente y pueden contener errores. Verifique la información importante escuchando el audio original.

8. Cancelación y reembolsos

Puede cancelar su suscripción o un add-on en cualquier momento desde la plataforma. No hay contrato mínimo. Tras cancelar, mantiene el acceso hasta el final del período ya pagado y no se realizan nuevos cobros.

Los pagos realizados no son reembolsables, tampoco por períodos parciales, usuarios no utilizados o minutos no consumidos, salvo que la ley aplicable disponga lo contrario o que Polpo lo acuerde por escrito.

9. Falta de pago, solo lectura y suspensión

Si un cobro falla, le avisaremos para que actualice su método de pago. Si la suscripción vence sin pago, la organización pasa a modo de solo lectura hasta que se regularice.

Polpo puede suspender una organización si incumple estos Términos, si su uso pone en riesgo el Servicio o a terceros, o si lo exige la ley. Una organización suspendida queda en solo lectura y no se le cobra mientras dure la suspensión. Cuando sea razonable, avisaremos antes de suspender e indicaremos el motivo.

10. Uso aceptable

• Enviar mensajes no solicitados (spam) o campañas a personas que no hayan dado su consentimiento para recibirlas.
• Infringir las políticas de WhatsApp, las leyes de protección de datos, de consumidor o de telecomunicaciones aplicables.
• Enviar contenido ilegal, fraudulento, engañoso, difamatorio, que infrinja derechos de terceros o que contenga software malicioso.
• Intentar acceder sin autorización a otras cuentas, a la infraestructura de Polpo o eludir los límites del plan.
• Revender o sublicenciar el Servicio sin autorización escrita de Polpo.

11. Sus datos y contenido

Usted conserva la titularidad de los datos y el contenido que su organización carga o intercambia en el Servicio (conversaciones, contactos, archivos, notas, etc.). Nos otorga una licencia limitada para alojarlos, procesarlos y mostrarlos con el único fin de prestar el Servicio.

Respecto de los datos personales de sus clientes, su organización actúa como responsable y Polpo como encargado del tratamiento, siguiendo sus instrucciones. Usted debe contar con una base legal para tratar esos datos, incluido el consentimiento cuando sea necesario. El tratamiento se describe en la Política de privacidad.

12. Integraciones y servicios de terceros

El Servicio puede conectarse con servicios de terceros que usted elija, como Typebot, N8N, webhooks propios, plataformas de ecommerce o proveedores de inteligencia artificial con su propia API key. Esos servicios se rigen por sus propios términos; Polpo no responde por su disponibilidad, costos ni por el tratamiento que hagan de los datos que usted les envíe.

13. API

Los tokens de la API dan acceso a los datos de su organización. Manténgalos confidenciales, rótelos si sospecha que se filtraron y no los publique en código del lado del cliente. Polpo puede limitar o bloquear el uso de la API que afecte la estabilidad del Servicio.

14. Disponibilidad y soporte

Trabajamos para que el Servicio esté disponible de forma continua, pero puede haber interrupciones por mantenimiento, fallas de proveedores o de WhatsApp. Salvo un acuerdo de nivel de servicio (SLA) firmado, el Servicio se presta "tal como está" y según disponibilidad.

El soporte se brinda por WhatsApp y correo electrónico. El plan Enterprise incluye soporte prioritario y el SLA y onboarding que se pacten.

15. Propiedad intelectual

El software, la marca PolpoChat, el diseño y la documentación son propiedad de Polpo o de sus licenciantes. Estos Términos no le transfieren ningún derecho sobre ellos, salvo el derecho de uso del Servicio mientras su suscripción esté vigente.

16. Limitación de responsabilidad

En la medida permitida por la ley, Polpo no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos o de oportunidades de negocio, ni por bloqueos o restricciones impuestos por WhatsApp o Meta.

La responsabilidad total de Polpo por cualquier reclamo relacionado con el Servicio se limita al monto pagado por su organización en los 3 meses anteriores al hecho que lo originó.

17. Cambios a estos Términos

Podemos actualizar estos Términos. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si el cambio es relevante, lo avisaremos dentro de la plataforma o por correo. El uso del Servicio después de la fecha de vigencia implica la aceptación de los cambios.

18. Ley aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Costa Rica. Cualquier controversia se someterá a los tribunales de San José, Costa Rica, salvo que la ley aplicable al consumidor disponga otra cosa.

19. Contacto

Para consultas sobre estos Términos escriba a hola@polpochat.com.