1. Responsable
Esta Política explica cómo Polpo Data Analytics & Software Development ("Polpo"), con domicilio en San José, Costa Rica, trata los datos personales relacionados con PolpoChat: el sitio polpochat.com, la aplicación web, la app móvil para agentes y la API.
Aplicamos la Ley N.º 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales de Costa Rica y su reglamento. Contacto: hola@polpochat.com.
2. Nuestro rol
- Datos de la cuenta (usuarios, organización y facturación): Polpo es responsable del tratamiento.
- Datos de los clientes de su organización (conversaciones de WhatsApp, contactos, archivos): su organización es la responsable y Polpo actúa como encargado, tratándolos solo para prestar el Servicio y según sus instrucciones. Si usted es cliente de una empresa que usa PolpoChat y quiere ejercer sus derechos, contacte primero a esa empresa; le ayudaremos a atender la solicitud.
3. Datos que tratamos
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Cuenta y usuarios | Nombre, correo electrónico, organización, rol, preferencias e idioma. |
| Facturación | Plan, usuarios cobrables, historial de cobros y datos de la tarjeta tokenizados por la pasarela de pagos (Polpo no guarda el número completo). |
| Contenido de atención | Mensajes, notas de voz, imágenes, documentos, ubicaciones y tarjetas de contacto intercambiados por WhatsApp; contactos y sus campos personalizados; tickets, notas internas, etiquetas, tareas, mensajes programados y campañas. |
| Transcripciones | Texto generado a partir de las notas de voz recibidas, solo si su organización activa el add-on. |
| App móvil | Token de notificaciones push, plataforma y versión de la app, y eventos técnicos de diagnóstico. La cámara, el micrófono, las fotos, la ubicación y los contactos del teléfono se usan solo cuando el usuario decide adjuntar o enviar ese contenido. |
| Uso y seguridad | Registros técnicos, direcciones IP y bitácora de acciones administrativas. |
| Sitio web | Datos de navegación recogidos por Google Analytics y Microsoft Clarity (páginas visitadas, interacciones, dispositivo). |
No pedimos datos sensibles. Le pedimos no cargar en el Servicio información que no necesite para atender a sus clientes.
4. Para qué usamos los datos
- Prestar el Servicio: recibir y enviar mensajes, mostrar conversaciones, notificar a los agentes y ejecutar las integraciones que su organización configure.
- Autenticar usuarios, aplicar permisos y límites del plan, y proteger el Servicio contra abusos.
- Cobrar la suscripción y los add-ons, y emitir los comprobantes correspondientes.
- Dar soporte, enviar avisos operativos (prueba por vencer, cobros fallidos, cambios en el Servicio) y mejorar el producto con métricas agregadas.
- Cumplir obligaciones legales.
No vendemos datos personales ni usamos el contenido de las conversaciones para publicidad.
5. Proveedores que nos ayudan
Compartimos datos solo con proveedores que los necesitan para operar el Servicio, bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:
| Proveedor | Uso |
|---|---|
| Clerk | Inicio de sesión y gestión de identidades. |
| Convex | Base de datos y lógica del Servicio. |
| Vercel | Alojamiento de la aplicación web y almacenamiento de archivos multimedia. |
| Vultr | Servidores que mantienen la conexión de los números de WhatsApp. |
| Afinia | Procesamiento de pagos con tarjeta. |
| Expo | Envío de notificaciones push a la app móvil. |
| Vercel AI Gateway | Transcripción de notas de voz en el modo gestionado del add-on (el audio se envía al modelo de transcripción solo para generar el texto). |
| Google Analytics y Microsoft Clarity | Analítica del sitio web. |
| WhatsApp (Meta) | Transporte de los mensajes, según las condiciones de WhatsApp. |
Cuando su organización configura integraciones propias (Typebot, N8N, webhooks, ecommerce o un proveedor de IA con su propia API key), los datos se envían a esos servicios por instrucción suya y bajo sus propios términos.
6. Transferencias internacionales
Varios de nuestros proveedores alojan datos fuera de Costa Rica, principalmente en los Estados Unidos. Al usar el Servicio, usted acepta estas transferencias, que realizamos con proveedores que ofrecen medidas de seguridad adecuadas.
7. Cuánto tiempo conservamos los datos
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Conversaciones, contactos y demás contenido | Mientras la organización tenga cuenta en PolpoChat, o hasta que su organización los elimine. |
| Eventos técnicos de la conexión de WhatsApp | 1 día; luego se archivan para auditoría y se eliminan. |
| Telemetría de la app móvil y registros de notificaciones | 7 días. |
| Tokens de notificaciones push | Se eliminan tras 90 días sin uso. |
| Bitácora de acciones administrativas de Polpo | 2 años. |
| Datos de facturación | El plazo que exija la legislación tributaria. |
Si su organización cierra la cuenta, puede pedir la eliminación de sus datos escribiendo a hola@polpochat.com.
8. Sus derechos
Puede solicitar el acceso, la rectificación, la supresión de sus datos o oponerse a un tratamiento, así como revocar un consentimiento, escribiendo a hola@polpochat.com. Responderemos dentro de los plazos que fija la ley. Si considera que no atendimos su solicitud, puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).
9. Seguridad
Usamos conexiones cifradas (TLS), autenticación administrada, permisos por rol, tokens de API por conexión que se pueden rotar y revocar, y registros de acciones administrativas. Ningún sistema es completamente seguro; si detectamos un incidente que afecte sus datos, se lo comunicaremos según lo exija la ley.
10. Menores de edad
El Servicio está dirigido a empresas y no está pensado para menores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos de menores como usuarios de la plataforma.
11. Cambios a esta Política
Podemos actualizar esta Política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha y avisaremos los cambios relevantes dentro de la plataforma o por correo.
12. Contacto
Para consultas sobre privacidad escriba a hola@polpochat.com o por WhatsApp al +506 8895-7902.